Politiques d’achat et de nomination des soumissionnaires invités
À la séance du 4 avril 2012, le conseil municipal a actualisé sa politique d’achat et adopté une politique de nomination des soumissionnaires dans le cadre d’appels d’offres par voie d’invitation écrite. Cette décision fait suite à la mise en application de la politique de gestion contractuelle adoptée en décembre 2010 instaurant des mesures conformes aux nouvelles dispositions de la Loi sur les cités et villes, laquelle concerne l’attribution de contrats par appels d’offres publics.
Ces politiques ainsi que les pouvoirs conférés au directeur général constituent des mesures pour favoriser la transparence et la saine gestion dans l’octroi des contrats et sont conformes aux dispositions de la Loi.
Politique d’achat
Le but visé par cette politique est de procéder à des acquisitions dans les meilleures conditions possibles afin d’assurer la qualité et la valeur des biens et des services de la Ville.
Politique de nomination des soumissionnaires dans le cadre d’appels d’offres par voie d’invitation écrite
Cette politique a été adoptée pour préserver l’impartialité et la transparence dans la constitution et la mise à jour des fichiers de fournisseurs ainsi que dans la nomination des soumissionnaires invités dans un souci d’équité. C’est pourquoi, en conformité avec le règlement déléguant au directeur général le pouvoir de nommer les soumissionnaires dans le cadre d’appels d’offres par voie d’invitation écrite ainsi que les membres de comité de sélection lors de l’évaluation des soumissions, la Ville a le devoir de préciser son mode de fonctionnement.
Le nombre de soumissionnaires invités est déterminé en fonction de certains critères qui peuvent varier; toutefois, ceux-ci doivent jouir d’une excellente réputation dans le milieu où ils évoluent, posséder une position financière saine et disposer de moyens de production ou de distribution adéquats. Le choix des entreprises invitées à déposer une offre de services est établi par tirage au sort en présence d’un témoin. À la séance ordinaire du 6 mai 2013, une modification a été apportée à la politique de façon à inviter systématiquement, pour les appels d’offres de 25 000 $ à 100 000 $, le fournisseur ayant obtenu le contrat de l’année précédente.
Le fichier municipal des fournisseurs est révisé au moins une fois par année et la liste des contrats conclus (sauf les contrats de travail) comportant une dépense d’au moins 25 000 $ sont consignés dans le Système électronique d’appels d’offres (SÉAO), le site officiel des appels d’offres du gouvernement du Québec.